会议先是由活动主办部门经科办负责人汇报筹备情况。
筹备情况整体进展顺利，能够在一周时间内将各方面都准备得七七八八，而且水准不低，已经超出了预期，秦怀明是基本满意的。
接着，相关领导和部门负责人都发表了意见，针对各个环节，提出了一些问题和要求，承办方表态立即改正或落实。
最后，秦怀明做总结讲话，只听他严肃地说道：“这次签约是龙田区的大事件，市领导、区委书记、区长都参加，规格很高。大家要高度重视，把各项筹备工作想到前面、做到前面，周到、细致、人性化，不能出现任何问题。对此，我再提几个具体的要求：
第一，明天上午要再认真地走一遍流程。重点要抓住两个环节，一个是签约，第二个是酒会上的领导致辞。明天中午12点前，现场所有的物料、道具、设备必须调试到位，然后利用午休时间，再彩排一次，领导怎么上台、何时上台、坐在哪个方位、谁来引导等等要固定下来，主持人要做好控场工作；
第二，所有参与这场活动的人员，无论是街道办的还是第三方，你们都要成立几个组，谁负责哪项工作，分清楚、落实到具体某个人身上。比如，要有接待组，接待组里分工明确，谁来负责接待区领导，谁来负责接待华兴领导，还有谁来负责街道办领导，都要先确定好，确保负责到底、一跟到底。
还有物料组。可以分为两个阶段，一阶段是签约，签约时所需要的物料、道具要有专人负责落实，出现问题就找他，且随时能找得到人。签约后有领导合影环节，顺序站位我看已经排好了，要给区两办确认，届时地贴要贴清楚，以免领导站错位置，党政办要有专人跟这个事，不要出现上台后再临时调整位置的情况；另外，要确保供电顺利，启动装置、播放视频不能出现意外。”
说到这里，秦怀明停顿一下，目光移向会议桌的边角位置，“第二阶段是酒会阶段。秦总，你们公司是这次活动的承办方，酒会这方面你比较有经验，但小心驶得万年船，要再过一遍。我希望不要出现任何问题。比如，有些领导喝酒，有些不喝，有些领导不能吃甜品，有些吃不了凉东西，你们要考虑细一些，准备食材要丰富，当然最重要的是不能出现食品安全问题。
物料这块还有个事，手信要准备好，华强城和村委合作制作的文创产品，还不错，这次可以拿来用。要包装好，到时候每人一份。”
秦静雯睁着大眼睛，望着秦怀明，认真地点头。她心里感慨，俺这个本家领导考虑问题是真细啊，细节控！
“第三个就是媒体组。这次来的媒体，有中央媒体、省、乡港、市到龙田本土媒体，人数不少。通稿我看过了，等明天嘉宾和领导最终名单定下来后，就可以给到各家媒体。这个也要有专人对接，廖部，还是让李媛来吧。”秦怀明觉得宣传部最靠谱的工作人员就是她了。
廖紫梅点头表态：“好的，主任。”
“我希望，各家媒体不要随便转发一下通稿，干篇一律、不够生动，要从不同角度，挖掘新闻亮点，多层面展现龙田区引入华兴公司的战略意义，以及龙翔街道不等不靠、主动寻求出路、创新思维的发展路子。此外，文创小镇、民宿、竹林花海、稻香河雨污分流等等，这些都是我们的工作亮点，都可以拓展来讲。同时，经科办、更新办、甜坑村要做好接受采访的准备。
这项工作由廖部长统筹组织好，涉及区领导的报道要先给到区两办把关，同意后才能发布；街道的由你亲自把关。这是个大好事，不能因为一些不恰当的表述或者故意扭曲的言论，泼了脏水，甚至变成舆情事件。
另外就是，无论是签约阶段还是酒会阶段都要安排媒体区，要给记者充分尊重，车马费按照最高标准给。”
秦怀明一口气说了这么多，有些口渴，停顿片刻，喝口茶，润润嗓子，继续道：“第四个是应急组。这场活动万众瞩目，市电视台和区电视台都会进行直播报道，政府内外、人员复杂，预计超过100人参加，所以，我们要做好三个应急准备：
一是下雨。今天天气还不错，可预报说明天晴转多云，有零星小雨，我们的主会场在室外，要准备足够的雨伞、雨衣，这是应对小雨的。那万一下大雨怎么办？场地在酒店门前广场上，要同时做好不得已挪到酒店内部的准备。秦静雯，怎么样？”
秦怀明突然点名，让一直盯着他听讲的秦静雯有些始料不及，她怔了一下，反应过来，忙回应道：“报告主任，我们在酒店一楼大堂准备了备用场地，背景板、签约台以及物料啥的都有。只不过，舞台可能就没有了。虽然会简约一点，不过完成签约是没有问题的。”